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Gestionnaire administratif et hospitality Fr-En (H/F)

Publié le 17 janvier 2023

Référence4j7l2m9xqo

LocalisationLuxembourg

Domaine d'activitéSecrétariat et fonctions administratives

Type de contratIntérim (6 mois)

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Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

Pour l'un de nos clients, une banque située à luxembourg Ville, Sofitex Talent recherche pour un démarrage immédiat un(e)

Gestionnaire administratif et hospitality (H/F)

Le/La Gestionnaire Administratif et Hospitality

- prend en charge les opérations d'ordre administratif pour la Direction de l'Immobilier et des Services Généraux

- gère l'accueil, et coordonne et organise les événements, tout en assurant la communication auprès des collaborateurs

- facilite l'expérience des occupants et des visiteurs                                                                                                                 

Tâches et responsabilités :

Opérations administratives du service                                                                                                                   

• Assure le suivi des documents contractuels et signatures à la Direction                                                           

• Assure la remontée des faits marquants du service à la Direction                                                                      

• Suit les mises à jour des procédures du service et les publie dans le référentiel                                             

• Élabore le bilan annuel du service et la remontée des indicateurs                                                                      

• Rédige les communications du service pour les occupants (français/anglais)                                  

• Publie les communications sur la page intranet du service                                                                   

• Gère toute autre tâche administrative relative au service                                                                                                                                      

Accueil et Hospitality                                                                                                                                    

• Assure le pilotage du contrat de prestation de service Accueil (de prestige) pour les clients et visiteurs

• Assure le pilotage du contrat de prestation de service Standard téléphonique et mission administrative

• Assure le pilotage du contrat de Restauration en collaboration avec les Responsables Immeubles            

• Assure le pilotage du contrat de prestation du service Conciergerie                                                  

• Présente aux nouveaux arrivants les activités des Services Généraux et les services des immeubles

• Elabore et tient à jour les guides immeubles                                                                                                           

• Gère les salles de réunion centralisées (salons clients, espaces privatisables, auditorium, Business Center)

• Coordonne et organise les aspects logistiques lors des événements :                                               

Réservation de salles, mise en place, dispatch des besoins logistiques, techniques, de sécurité et d'accueil                                             

Suivi des contrats de location (property)                                                                                                               

• Est en charge de l'alimentation de l'outil référentiel RED (Real Estate Database)                                           

• Assure le suivi budgétaire du paiement des loyers et des ordres permanents                                  

• Fait l'intermédiaire entre les bailleurs, et les services juridique et fiscal pour la signature des contrats

• Assure le suivi des arrivées à échéance    

Profil recherché

Compétences opérationnelles                                                                                                                                   

• Expérience similaire réussie au Luxembourg

• Maîtrise des logiciels bureautiques usuels                                                                                                              

• Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression                                                                                                 

• Connaissances spécifiques au domaine événementiel                                                                                         

• Veille, analyse et gestion documentaire     

• Français et Anglais au niveau avancé                                                                                                      

                                                                                                                                             

Compétences comportementales                                                                                                                             

• Organisation et gestion des priorités                                                                                                                         

• Flexibilité                                                                                                                                        

• Aisance relationnelle et bonne communication                                                                                                       

• Sens de l'écoute                                                                                                                                            

• Sens de la discrétion et de la confidentialité                                                                                                           

• Esprit d'équipe 

 

• Disponibilité pour une mission du 01/02/2023 au 31/07/2023

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