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Private Equity Investments - Administrative Assistant (M/F)

Publié le 23 septembre 2022

Référenceaodhzf8htf

LocalisationLuxembourg

Domaine d'activitéSecrétariat et fonctions administratives

Type de contratIntérim (5 mois)

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Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients located in Luxembourg - Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for the following profile:

Private Equity Investments - Administrative Assistant (M/F)

The Administrative Assistant reports to the Heads of Division and works in close cooperation with the other administrative assistants. Internal contacts: Various services at the appropriate level, as required by procedures and sound cooperation;

Responsibilities:

•             Proactively manage electronic agenda at team level ensuring efficient time allocation in the calendar and resolving conflicting demands;

•             Monitor work progress to ensure that the requests are successfully carried out in a timely manner;

•             Organise business trips, prepare and submit the relevant expense reports, when applicable

•             Organise meetings on site or via Internet with external counterparts;

•             Prepare and set logistical planning of various events (e.g. conferences, weekly meetings, etc.);

•             Follow regular meetings/committees and prepare related documentation;

•             Work closely with other Assistants to ensure that administrative and/or operational procedures and deadlines are respected;

•             Handle incoming and outgoing documents ensuring appropriate follow-up and respect of deadlines;

•             Ensure effective and accurate filing of all electronic and hard copy documents and other information for easy access and retrieval.

Profil recherché

Qualifications:

•             Certified secondary-level education; professional certificates or tertiary-level education would be an advantage;

•             At least 3 years’ relevant professional experience, preferably in the banking or financial sector;

•             Excellent knowledge of standard IT tools is required;

•             Excellent written and spoken English, knowledge of other EU languages would be an advantage.

Competencies:

•             High sense of discretion and confidentiality;

•             Costumer orientation and adaptability;

•             Excellent interpersonal and diplomatic skills;

•             Highly developed sense of responsibility;

•             Excellent organisational skills and ability to prioritise;

•             Ability to work under tight deadlines;

•             Accuracy and attention to details.

This is a great opportunity to join a financial European institution for a long term contract (initial 2-month + extensions)

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