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General Secretariat - Administrative Assistant (M/F)

Publié le 23 septembre 2022

Référencecjbyi1cv32

LocalisationLuxembourg

Domaine d'activitéSecrétariat et fonctions administratives

Type de contratIntérim (6 mois)

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Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European Institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:

General Secretariat - Administrative Assistant (M/F)


Purpose

As (Senior) Administrative Assistant, you will provide comprehensive secretarial/administrative support to the Department and other colleagues in the team with the objective of contributing to the efficiency and performance of the team’s overall activity.

Operating Network

You will report to the Head of Department and works closely with the members of the team. You will collaborate very closely with the other Administrative Assistants in the Department.

 

Accountabilities

•             Prepare standard correspondence; proof-read and edit texts in English and/or analise reports, notes letters, contracts and other documents prepared by the team

•             Coordinate business trips and travel arrangements (including visa applications and making online

bookings), check and submit travel expenses for team members

•             Organise meetings and prepare minutes if needed

•             Manage of team members’ agendas

•             Ensure timely distribution of documents

•             Maintain internal databases and extract data

•             Replace other assistants within the division and/or department, if necessary

Profil recherché

Profile
•             Secondary level education, ideally complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration)
•             At least 3-years of secretarial experience
•             Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, Powerpoint)
•             Knowledge and experience in the use of electronic filing systems
•             Excellent knowledge of written and spoken English and good knowledge of French.

This is an opportunity for an initial contract of 2 months, with possible extensions afterwards.


Salary ranges between 3,110€ and 3,930€ gross per month, depending on experience.

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Extensions autorisées : .doc, .docx, .pdf ou .rtf - Taille maximum autorisée : 2Mo
 

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