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Operations - Administrative Assistant (M/F)

Publié le 10 juin 2021

Référencejh7fbwqp7q

LocalisationLuxembourg

Domaine d'activitéBanque et comptabilité

Type de contratIntérim (6 mois)

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Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:


Operations Administrative Assistant (M/F)


The main objective of the Advisory Services (AS) Department is to oversee the range and quality of advisory activities offered by the company, primarily by coordinating the design and delivery of advisory programmes and assignments within the company and ensuring full alignment with operational objectives.


The Inclusive Financial Services (IFS) Unit is a team dedicated to the management of technical assistance (TA) programmes outside the EU and is part of OPS/AS/Strategy & Coordination division. It provides structured and coordinated management of advisory support to the Financial sector (in particular to Microfinance and SME financing institutions) under various mandates, incl.


The Assistant will support the division’s teams in their administrative and operational activities.


Responsibilities:


  • Provide administrative assistance alongside the current assistant in place to support the strategy and coordination team as well as the IFS Unit as required: Coordination/organisation of meetings; structuring, filing and archiving in GED, SharePoint and Smartsite; updates and publications on the Intranet;
  • Support the IFS Unit in the administration of TA operations in particular project planning, data collection, correspondence to clients, follow-up of progress meetings;
  • Support the IFS Unit on internal coordination including follow up of internal processes (incl. non objections, archiving), input into the relevant data systems and support for approval processes (ASApp, ASSC, MC Notes, external committees);
  • Help, if required, the IFS team to manage the internal and external communication activities related to TA operations.

Profil recherché

  • Secondary level education, complemented with a 2-year certification in a relevant field (economics, business administration) or secondary level education with equally qualified experience in a relevant field.

  • At least 3 years of similar experience

  • Organisational skills, forward planning and attention to detail

  • Excellent knowledge of written and spoken English, knowledge of another European language would be an advantage

Competencies


  • Strong sense of responsibility and initiative

  • Very good organisational skills

  • Rigorous and able to meet deadlines and priorities

  • Good interpersonal skills

  • Excellent team spirit

  • Ability to work reliably and accurately under pressure

  • Flexibility and availability

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