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General Secretariat - Administrative Assistant (H/F)

Publié le 25 novembre 2022

Référencem4pootespq

LocalisationLuxembourg

Domaine d'activitéSecrétariat et fonctions administratives

Type de contratIntérim (6 mois)

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Description de l'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Description de l'offre

For one of our clients, a European institution located in Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent is currently looking for an:

Administrative Assistant (M/F)

As (Senior) Administrative Assistant, you will provide comprehensive secretarial/administrative support to the Department and other colleagues in the team with the objective of contributing to the efficiency and performance of the team’s overall activity.

You will report to the Head of Department and works closely with the members of the team. You will collaborate very closely with the other Administrative Assistants in the Department.

Accountabilities:

  • Prepare standard correspondence; proof-read and edit texts in English and/or analise reports, notes letters, contracts and other documents prepared by the team;

  • Coordinate business trips and travel arrangements (including visa applications and making online bookings), check and submit travel expenses for team members;

  • Organise meetings and prepare minutes if needed;

  • Manage of team members’ agendas;

  • Ensure timely distribution of documents;

  • Maintain internal databases and extract data;

  • Replace other assistants within the division and/or department, if necessary.

Profil recherché

  • Secondary level education, ideally complemented with a 2-year certification in a relevant field (e.g. secretarial studies, business administration)

  • At least 3-years of secretarial experience

  • Excellent knowledge of standard MS Office Tools (Word, Excel, Powerpoint)

  • Knowledge and experience in the use of electronic filing systems

  • Excellent knowledge of written and spoken English and good knowledge of French(*); knowledge of another European language would be an advantage.

Competencies:

  • Achievement Drive: continually keeps an eye on performance, focusing on improving it, showing drive and determination to meet short and long-term goals.

  • Change Orientation: Adapts to differences and changes in the environment; takes a flexible approach to reach outcomes.

  • Collaboration: Works cooperatively as part of a team; works collaboratively with peers across organisational boundaries based on a genuine interest in and an accurate understanding of others and their individual perspectives and concerns.

  • Organisational Commitment: Is willing to commit to an organisation whose mission is to support Europe and is open to diversity, and to align her/his own behaviour with the organisation’s needs and intrinsic values, acting  with integrity in ways that promote the organisation’s mission, policies and rules.

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